Mareste dimensiunea textului Micsoreaza dimensiunea textului

Importanta comunicarii in procesul de consultanta

Categorie: Articole consultanti

Ce este consultantaConsultanta este o activitate specifica prestata de o firma / persoana specializata pe un domeniu concret (financiar, juridic, tehnic, marketing, management, resurse umane etc.), prin care ofera ghidare, consiliere si indrumare unei firme / persoane care are de desfasurat activitati specifice pe acele domenii si nu are experienta / resursele interne necesare.
Cu alte cuvinte, prin consultanta se urmareste rezolvarea problemelor specifice, pe un anumit domeniu / proiect, ale beneficiarului. Tocmai de aceea, procesul de consultanta implica participarea activa a consultantului si a beneficiarului, avand la baza un parteneriat solid intre cei doi.
Etapele unui proiect de consultanta tipic sunt:
1. analiza unei probleme / set de probleme din organizatia beneficiarului
2. propunerea unor solutii din partea consultantului pentru inlaturarea / diminuarea unor efecte negative in organizatia beneficiarului, pentru urmarirea unei oportunitati de afaceri, pentru cresterea eficientei / eficacitatii activitatii curente, pentru accesarea unor resurse etc
3. implementarea recomandarilor cuprinse in raportul consultantului. Ulterior acestei etape, in organizatia client ar trebui sa rezulte un set de beneficii care sa justifice investitia initiala in consultanta

In practica, parcurgerea cu succes a etapelor de mai sus (si implicit atingerea obiectivelor stabilite de catre beneficiar) este un proces care depinde de mai multe variabile, si in special de gradul de implicare a beneficiarului in contractarea-derularea-finalizarea misiunii de consultanta.

Sarcinile consultantului

Intr-o statistica facuta de FEACO, Federatia Europena a Asociatiilor de Consultanta, clientii din Europa considera importante in selectarea consultantului, in ordine, urmatoarele: solutia livrata, relatia consultant-beneficiar, echipa, experienta si referintele, pretul si structura acestuia.

Livrarea unui produs de calitate inalta rezulta din accentul pus pe beneficiar, prin urmare, principalul obiectiv al consultantului consta in crearea si mentinerea unei relatii cat mai apropiate cu beneficiarul.
In acest sens, caracteristicile principale pentru desfasurarea unei activitati de consultanta includ:
- Intelegerea nevoilor reale ale beneficiarului
- Angajamentul deplin pentru nevoile si bunastarea beneficiarului
- Confidentialitatea
- Valoarea baneasca
- Obtinerea si pastrarea increderii, loialitatii si in final fidelitatii beneficiarului
Succesul proiectului trebuie sa constituie un obiectiv comun atat pentru beneficiar cat si pentru consultant.

Pasii prin care trece consultantul in desfasurarea activitatii de consultanta pentru un beneficiar sunt urmatorii:
- consultantul identifica impreuna cu beneficiarul solutiile optime pentru proiectul pe care beneficiarul doreste sa-l implementeze in cadrul companiei sale
- consultantul prezinta beneficiarului sursele de finantare si ii explica procedurile prin care se pot obtine finantari pentru afacerea sa
- beneficiarul primeste asistenta in redactarea proiectului si pregatirea dosarului cu documentatia necesara a fi depusa la institutiile finantatoare
- consultantul asigura asistenta continua beneficiarului la implementarea proiectului (proceduri de achizitii, dosare pentru cereri de plata, etc)
- consultantul asista beneficiarul in faza post-implementare proiect

Rolurile consultantului

Un consultant trebuie sa-si inteleaga foarte bine domeniul de competenta pentru a putea sa adauge valoare afacerii beneficiarului.

Consultantul poate actiona ca un expert in conditiile in care are cunostintele si experienta necesare pentru a rezolva problema aparuta. Beneficiarul va hotari asupra solutiilor si modului de implementare a acestora, fiind unicul care raspunde pentru deciziile luate.

In cazul in care actioneaza ca un angajat al beneficiarului pe un anumit domeniu, consultantul devine „mana dreapta” (pair of hands) a beneficiarului si implementeaza deciziile acestuia. In acest caz, beneficiarul va detine in totalitate raspunderea pentru deciziile luate, consultantul avand doar rolul de a implementa solutia aleasa de beneficiar, aplicand cunostintele si experienta sa in domeniul respectiv. Evaluarea activitatii consultantului este facuta de catre beneficiar.

Varianta ideala este ca intre consultant si beneficiar sa se stabileasca o relatie de colaborare. Consultantul devine persoana care ajuta beneficiarul sa rezolve problemele organizatiei, lucrand impreuna cu beneficiarul in vederea obtinerii rezultatelor asteptate. In cadrul acestei relatii, consultantul si beneficiarul se afla pe pozitii egale, iar raspunderea pentru deciziile luate revine amandurora, in mod egal.

Rolul consultantului in relatia cu beneficiarul trebuie sa fie stabilit foarte clar inca de la inceputul colaborarii si sa reiasa din contractul incheiat cu acesta. Oricare ar fi relatia care se stabileste intre beneficiar si consultant, comunicarea permanenta intre acestia este foarte importanta.

Implicarea beneficiarului este obligatorie in procesul de consultanta

Un proiect de consultanta in care beneficiarul are un rol activ are probabilitate mai mare de a se concretiza in valoare adaugata pentru afacerea acestuia.

Gradul de implicare a beneficiarului este strans legat de relatia stabilita intre el si consultant si de increderea pe care beneficiarul o acorda acestuia. Castigarea increderii beneficiarului este un punct cheie pentru consultant, insa se face destul de greu, deoarece beneficiarul intra in relatia cu consultantul aducandu-si grijile referitoare la viitorul societatii sale, temeri in legatura cu actiunile si comportamentul consultantului si nelinistea cauzata de experiente negative traite de el sau alte persoane in relatia cu alti consultanti.

Pentru a intelege care sunt temerile beneficiarului, consultantul trebuie sa se puna in locul lui. Principalele temeri ale beneficiarului nu sunt legate de expertiza consultantului (aceasta fiind usor de demonstrat intr-o prima intalnire), ci mai ales de atitudinea consultantului fata de beneficiar, de nevoile si interesele lui. Pe de-o parte, beneficiarul se poate simti amenintat si sa-i fie teama ca risca sa piarda controlul asupra propriei afaceri. Este sceptic in legatura cu competentele consultantului, ingrijorat ca va fi inselat si este rezervat in a dezvalui consultantului aspecte considerate confidentiale din organizatie.

Relatia consultant-beneficiar este bazata pe incredere

Pentru a castiga increderea beneficiarilor, un consultant trebuie sa aiba urmatoarele calitati:

1. Sa inteleaga beneficiarul si nevoile lui
2. Sa fie consecvent astfel incat beneficiarul sa se poata baza pe consultant
3. Sa ajute beneficiarul sa vada lucrurile dintr-o alta perspectiva
4. Sa nu incerce sa forteze beneficiarul sa actioneze intr-un anumit mod si sa il faca sa inteleaga cauzele problemelor, sa ofere optiuni, sa explice efectele fiecareia dintre optiuni, sa-si ofere recomandarile, dar sa lase beneficiarul sa aleaga solutia
5. Sa ajute beneficiarul sa separe emotiile de ratiune, pentru a putea lua decizii obiective

Pentru a-i demonstra beneficiarului gradul de profesionalism, consultantul trebuie sa dea dovada de implicare, sa-si asume responsabilitati, sa fie onest si loial, sa aiba initiativa si sa asculte cu adevarat care sunt nevoile beneficiarului.

Pe scurt, un consultant profesionist este acela care poate castiga increderea beneficiarului. Pentru el este foarte important sa construiasca o relatie de colaborare cu beneficiarul. Acesta nu reprezinta doar o organizatie pentru care consultantul lucreaza pe o perioada determinata de timp, aduce rezolvarea problemelor pentru care a fost angajat si apoi trece la urmatorul beneficiar.

Pentru a stabili si a mentine o relatie de incredere cu beneficiarul, consultantul trebuie sa fie aproape de acesta si sa vina in intampinarea nevoilor lui. In discutiile pe care le poarta cu beneficiarul, consultantul trebuie sa foloseasca un limbaj pe intelesul lui pentru a-l ajuta sa inteleaga problemele cu care se confrunta si solutiile propuse. Chiar daca se afla pe pozitia de expert in domeniul respectiv, consultantul trebuie sa dea explicatii, nu instructiuni.

Multi consultanti considera ca rolul lor de a ajuta beneficiarul tine de cunostintele si experienta cu care vin in intampinarea problemelor organizatiei. Consultanta insa nu tine numai de expertiza, ea implica si o relatie de colaborare care se formeaza intre consultant si beneficiar, bazata pe incredere si pe capacitatea consultantului de a intelege si a raspunde la nevoile si politicile beneficiarului. Consultantul trebuie sa stie cum sa genereze atitudinea de colaborare din partea beneficiarului inca de la inceputul relatiei si sa o intretina pe tot parcursul procesului de consultanta.

Relatia consultant – beneficiar este un proces complex in cadrul caruia beneficiarul intelege si invata de la consultant pasii pe care trebuie sa-i urmeze pentru a demara si a face eficient un proiect nou sau pentru a face sa functioneze mai bine un proiect / departament / serviciu deja existent. Acest proces se produce cu sprijin din partea consultantului, insa este un proces intern al organizatiei beneficiare prin intermediul factorilor de management / de executie / de servicii proprii.

Christian Orendi
Project Consultant

  Print This Post Print This Post  
Fatal error: Call to undefined function AIMpost() in /home/finitro/public_html/wp-content/themes/default/index.php on line 29