Cum poti intocmi un dosar fara greseli pentru proiecte finantate din fonduri nerambursabile ale Uniunii Europene?

Toata munca depusa si tot stresul acumulat pe parcursul a mai multor luni de cautari frenetice in vederea obtinerii documentelor necesare pentru proiect ating punctul culminant in momentul depunerii dosarului pentru cererea de finantare. Dosarul trebuie sa fie complet deoarece pentru Autoritatea Contractanta cererea dumneavoastra in vederea obtinerii unei finantari nu reprezinta decat una din multitudinea de cereri depuse.

Parcurgand greselile de mai jos poate veti spune: „asta nu mi se poate intampla mie”. Si totusi, lucruri similare li s-au intamplat multor solicitanti. Si ei au crezut, cu siguranta, ca nu vor ajunge intr-o asemenea situatie si mai mult de 40% din dosare au fost respinse din cauza acestor nereguli.

1. Cererile trebuie sa fie scrise la calculator/dactilografiate si in nici un caz scrise de mana. Acest lucru se specifica clar pentru a nu se interpreta gresit continutul cererii.

2. Solicitant si /sau partener neeligibil. Solicitantul si/sau partenerul (in cazul in care exista) nu este nici persoana juridica romana si nici dintr-o tara membra a Uniunii Europene sau dintr-un stat candidat la Uniunea Europeana. Orice societate comerciala, fie ca are capital privat sau de stat, este eligibila pentru obtinerea finantarii.

Neeligibilitatea intervine atunci cand institutia nu are inclus in documentele statuare activitati de tipul celor descrise in proiect iar prezentarea experientei si a resurselor detinute de catre aceasta este efectuata in mod superficial. Firme cunoscute au facut aceasta greseala crezand ca daca sunt destul de importanti si recunoscuti pe piata nu mai trebuie sa prezinte si documentatia care sa dovedeasca capacitatea operationala. Rezultatul a constat in obtinerea unui punctaj redus, desi poate ar fi meritat un punctaj maxim.

3. Beneficiarii si grupul tinta nu au fost stabiliti clar. Este gresit sa va adresati in acelasi proiect ambelor prioritati, avand grupuri tinta reprezentate atat de persoane angajate, cat si de someri. Intr-un asemenea caz, propunerea dumneavoastra va fi respinsa.

4. Eligibilitatea activitatilor din cadrul proiectului propus. De exemplu, o companie aplica pentru obtinerea de fonduri printr-o schema de finantare pentru dezvoltarea resurselor umane. Proiectul propus prevede organizarea unor cursuri de instruire in utilizarea calculatorului, adresate angajatilor administratiei publice din judet. Aceasta activitate este eligibila pentru finantare.

5. Bugetul solicitat nu se incadreaza in limitele finantarilor nerambursabile si ale procentajului de co-finantare a proiectului

Exista o diferenta clara intre bugetul proiectului si suma solicitata. Bugetul proiectului include suma pe care o solicitati ca finantare plus aportul propriu. Atentie: toate sumele din buget trebuie trecute fara TVA. Mai apar probleme si la efectuarea bugetului in sensul in care solicitantul prezinta oferte pentru achizitie de echipamente, masini, bovine, suine, etc cu mult peste nivelul pietei, punand in pericol realizarea proiectului. Volumul finantarii solicitate Autoritatii Contractante trebuie sa se incadreze in limitele stabilite de Ghidul Solicitantului.

In plus, solicitantul si/sau partenerul sau trebuie sa dispuna de resursele financiare necesare pentru a acoperi diferenta din valoarea totala a proiectului. Drept exemplu, daca finantarea nerambursabila este de 50% din totalul costurilor eligibile ale proiectului, restul finantarii de pana la 50% trebuie acoperit de catre solicitant si /sau partenerul sau. Acestia trebuie sa faca dovada capacitatii de a sustine financiar investitia. In cazul in care solicitantul nu respecta conditiile mai sus mentionate, cererea sa de finantare va fi respinsa.

6. Incompatibilitate intre buget si metodologie. Metodologia proiectului este slab punctata atunci cand activitatile prevazute in proiect nu reusesc sa duca la indeplinirea obiectivelor propuse, rezultatele estimate nu pot fi evaluate, grupurile tinta nu au legatura cu activitatile propuse in proiect, atributiile nu sunt descrise clar si nu reusesc sa fie impartite realist intre membrii echipei sau intre organizatiile partenere. In acest caz, avem de-a face cu un proiect care nu a fost bine gandit si planificat

7. Neconformitate administrativa. Solicitantul si/sau partenerul sau trebuie sa indosarieze in cererea de finantare pentru ajutor finaciar nerambursabil o declaratie din care sa rezulte ca firma nu prezinta antecedente in cazier fiscal si nu a fost inregistrata la nici o unitate de verificare a societatilor comerciale (financiar, legal ) cu amenzi, sanctiuni, penalitati.

8. Greseli de aritmetica in calculul bugetului. Calcularea costurilor duce la o suma diferita de bugetul proiectului. Verificati de mai multe ori bugetul pentru a elimina posibilitatea strecurarii unor astfel de greseli. Procentajele au fost calculate gresit. De exemplu, daca solicitantul trebuie sa contribuie cu finantare in proportie de 40%, o cofinantare de 39,99% va duce la respingerea proiectului.

Trebuie sa fiti atenti ca Microsoft Excel rotunjeste automat anumite procente. Se poate intampla ca procentul afisat pe ecran si implicit tiparit de imprimanta sa arate 40% cand, in realitate, acesta este de 39,99%. Comisia de evaluare va lua in considerare procentul care rezulta din raportul intre bugetul proiectului si aportul solicitantului.

9. Lipsa unor documente solicitate. In cazul documentelor in format Excel trebuie sa verificati ca ati completat toate sheet-urile existente, nu numai pe cel care apare automat la deschiderea documentului. Cand te grabesti, e firesc sa omiti o semnatura, o stampila, o data pe un document sau sa nu numerotezi paginile proiectului, asa cum este prevazut. Evaluatorii au intalnit si cazuri cand, odata desfacut pachetul continand cererea de finantare, paginile proiectului s-au imprastiat deoarece propunerea nu a fost legata.

10. Documentatie insotitoare incompleta. Solicitantul nu isi propune sa identifice posibilitati realiste de continuare a activitatilor si dupa incheierea finantarii si nu explica impactul proiectului pe termen mediu. Evaluatorii doresc sa constate ca activitatile derulate cu fonduri nerambursabile au un efect de lunga durata si nu unul care se opreste odata cu incheierea proiectului.

11. Nerespectarea Ghidului Solicitantului. Pentru ca proiectul dvs. sa aiba sanse de reusita, trebuie sa intelegeti si sa respectati fiecare instructiune in parte ce se regaseste in ghid. Acest document este un rezumat util al punctelor esentiale pe care trebuie sa le urmati cand pregatiti si redactati cererea de finantare. De asemenea, un solicitant nu trebuie sa foloseasca un ghid utilizat in programe de finantare anterioare.

Solicitantii trebuie sa pregateasca proiecte care corespund domeniului de aplicare si scopurilor programelor de finantare existente si nu sa incerce sa adapteze programele de finantare existente la ideile lor de proiecte.

Pentru ca un proiect sa poata reusi, exista mai multi factori care trebuie luati in considerare. Timpul este unul dintre acestia. Toate documentele, actele, bugetele, tot ce implica realizarea si implementarea unui proiect trebuie efectuate din timp. Intotdeauna apar probleme pe ultima 100 de metri: se opreste curentul, se termina tonnerul chiar in mijlocul imprimarii proiectului, se blocheaza traficul, toate aceste aspecte ducand la stres si la probabilitatea ca din cauza grabei sa va scape amanunte importante.

De aceea este necesar sa va pregatiti din timp. Inainte de predarea dosarului este bine sa se mai verifice lista de documente pe care o gasiti in ghid si sa o corelati cu cea pe care o aveti dumneavoastra in opis. La final ar trebui sa existe o a doua persoana care sa verifice inca o data indeplinirea tuturor cerintele cerute pentru a nu exista riscul respingerii proiectului din cauza unor erori.

Carmen Radu
Project Consultant

Categorie: Articole consultanti

Importanta comunicarii in procesul de consultanta

Ce este consultantaConsultanta este o activitate specifica prestata de o firma / persoana specializata pe un domeniu concret (financiar, juridic, tehnic, marketing, management, resurse umane etc.), prin care ofera ghidare, consiliere si indrumare unei firme / persoane care are de desfasurat activitati specifice pe acele domenii si nu are experienta / resursele interne necesare.
Cu alte cuvinte, prin consultanta se urmareste rezolvarea problemelor specifice, pe un anumit domeniu / proiect, ale beneficiarului. Tocmai de aceea, procesul de consultanta implica participarea activa a consultantului si a beneficiarului, avand la baza un parteneriat solid intre cei doi.
Etapele unui proiect de consultanta tipic sunt:
1. analiza unei probleme / set de probleme din organizatia beneficiarului
2. propunerea unor solutii din partea consultantului pentru inlaturarea / diminuarea unor efecte negative in organizatia beneficiarului, pentru urmarirea unei oportunitati de afaceri, pentru cresterea eficientei / eficacitatii activitatii curente, pentru accesarea unor resurse etc
3. implementarea recomandarilor cuprinse in raportul consultantului. Ulterior acestei etape, in organizatia client ar trebui sa rezulte un set de beneficii care sa justifice investitia initiala in consultanta

In practica, parcurgerea cu succes a etapelor de mai sus (si implicit atingerea obiectivelor stabilite de catre beneficiar) este un proces care depinde de mai multe variabile, si in special de gradul de implicare a beneficiarului in contractarea-derularea-finalizarea misiunii de consultanta.

Sarcinile consultantului

Intr-o statistica facuta de FEACO, Federatia Europena a Asociatiilor de Consultanta, clientii din Europa considera importante in selectarea consultantului, in ordine, urmatoarele: solutia livrata, relatia consultant-beneficiar, echipa, experienta si referintele, pretul si structura acestuia.

Livrarea unui produs de calitate inalta rezulta din accentul pus pe beneficiar, prin urmare, principalul obiectiv al consultantului consta in crearea si mentinerea unei relatii cat mai apropiate cu beneficiarul.
In acest sens, caracteristicile principale pentru desfasurarea unei activitati de consultanta includ:
- Intelegerea nevoilor reale ale beneficiarului
- Angajamentul deplin pentru nevoile si bunastarea beneficiarului
- Confidentialitatea
- Valoarea baneasca
- Obtinerea si pastrarea increderii, loialitatii si in final fidelitatii beneficiarului
Succesul proiectului trebuie sa constituie un obiectiv comun atat pentru beneficiar cat si pentru consultant.

Pasii prin care trece consultantul in desfasurarea activitatii de consultanta pentru un beneficiar sunt urmatorii:
- consultantul identifica impreuna cu beneficiarul solutiile optime pentru proiectul pe care beneficiarul doreste sa-l implementeze in cadrul companiei sale
- consultantul prezinta beneficiarului sursele de finantare si ii explica procedurile prin care se pot obtine finantari pentru afacerea sa
- beneficiarul primeste asistenta in redactarea proiectului si pregatirea dosarului cu documentatia necesara a fi depusa la institutiile finantatoare
- consultantul asigura asistenta continua beneficiarului la implementarea proiectului (proceduri de achizitii, dosare pentru cereri de plata, etc)
- consultantul asista beneficiarul in faza post-implementare proiect

Rolurile consultantului

Un consultant trebuie sa-si inteleaga foarte bine domeniul de competenta pentru a putea sa adauge valoare afacerii beneficiarului.

Consultantul poate actiona ca un expert in conditiile in care are cunostintele si experienta necesare pentru a rezolva problema aparuta. Beneficiarul va hotari asupra solutiilor si modului de implementare a acestora, fiind unicul care raspunde pentru deciziile luate.

In cazul in care actioneaza ca un angajat al beneficiarului pe un anumit domeniu, consultantul devine „mana dreapta” (pair of hands) a beneficiarului si implementeaza deciziile acestuia. In acest caz, beneficiarul va detine in totalitate raspunderea pentru deciziile luate, consultantul avand doar rolul de a implementa solutia aleasa de beneficiar, aplicand cunostintele si experienta sa in domeniul respectiv. Evaluarea activitatii consultantului este facuta de catre beneficiar.

Varianta ideala este ca intre consultant si beneficiar sa se stabileasca o relatie de colaborare. Consultantul devine persoana care ajuta beneficiarul sa rezolve problemele organizatiei, lucrand impreuna cu beneficiarul in vederea obtinerii rezultatelor asteptate. In cadrul acestei relatii, consultantul si beneficiarul se afla pe pozitii egale, iar raspunderea pentru deciziile luate revine amandurora, in mod egal.

Rolul consultantului in relatia cu beneficiarul trebuie sa fie stabilit foarte clar inca de la inceputul colaborarii si sa reiasa din contractul incheiat cu acesta. Oricare ar fi relatia care se stabileste intre beneficiar si consultant, comunicarea permanenta intre acestia este foarte importanta.

Implicarea beneficiarului este obligatorie in procesul de consultanta

Un proiect de consultanta in care beneficiarul are un rol activ are probabilitate mai mare de a se concretiza in valoare adaugata pentru afacerea acestuia.

Gradul de implicare a beneficiarului este strans legat de relatia stabilita intre el si consultant si de increderea pe care beneficiarul o acorda acestuia. Castigarea increderii beneficiarului este un punct cheie pentru consultant, insa se face destul de greu, deoarece beneficiarul intra in relatia cu consultantul aducandu-si grijile referitoare la viitorul societatii sale, temeri in legatura cu actiunile si comportamentul consultantului si nelinistea cauzata de experiente negative traite de el sau alte persoane in relatia cu alti consultanti.

Pentru a intelege care sunt temerile beneficiarului, consultantul trebuie sa se puna in locul lui. Principalele temeri ale beneficiarului nu sunt legate de expertiza consultantului (aceasta fiind usor de demonstrat intr-o prima intalnire), ci mai ales de atitudinea consultantului fata de beneficiar, de nevoile si interesele lui. Pe de-o parte, beneficiarul se poate simti amenintat si sa-i fie teama ca risca sa piarda controlul asupra propriei afaceri. Este sceptic in legatura cu competentele consultantului, ingrijorat ca va fi inselat si este rezervat in a dezvalui consultantului aspecte considerate confidentiale din organizatie.

Relatia consultant-beneficiar este bazata pe incredere

Pentru a castiga increderea beneficiarilor, un consultant trebuie sa aiba urmatoarele calitati:

1. Sa inteleaga beneficiarul si nevoile lui
2. Sa fie consecvent astfel incat beneficiarul sa se poata baza pe consultant
3. Sa ajute beneficiarul sa vada lucrurile dintr-o alta perspectiva
4. Sa nu incerce sa forteze beneficiarul sa actioneze intr-un anumit mod si sa il faca sa inteleaga cauzele problemelor, sa ofere optiuni, sa explice efectele fiecareia dintre optiuni, sa-si ofere recomandarile, dar sa lase beneficiarul sa aleaga solutia
5. Sa ajute beneficiarul sa separe emotiile de ratiune, pentru a putea lua decizii obiective

Pentru a-i demonstra beneficiarului gradul de profesionalism, consultantul trebuie sa dea dovada de implicare, sa-si asume responsabilitati, sa fie onest si loial, sa aiba initiativa si sa asculte cu adevarat care sunt nevoile beneficiarului.

Pe scurt, un consultant profesionist este acela care poate castiga increderea beneficiarului. Pentru el este foarte important sa construiasca o relatie de colaborare cu beneficiarul. Acesta nu reprezinta doar o organizatie pentru care consultantul lucreaza pe o perioada determinata de timp, aduce rezolvarea problemelor pentru care a fost angajat si apoi trece la urmatorul beneficiar.

Pentru a stabili si a mentine o relatie de incredere cu beneficiarul, consultantul trebuie sa fie aproape de acesta si sa vina in intampinarea nevoilor lui. In discutiile pe care le poarta cu beneficiarul, consultantul trebuie sa foloseasca un limbaj pe intelesul lui pentru a-l ajuta sa inteleaga problemele cu care se confrunta si solutiile propuse. Chiar daca se afla pe pozitia de expert in domeniul respectiv, consultantul trebuie sa dea explicatii, nu instructiuni.

Multi consultanti considera ca rolul lor de a ajuta beneficiarul tine de cunostintele si experienta cu care vin in intampinarea problemelor organizatiei. Consultanta insa nu tine numai de expertiza, ea implica si o relatie de colaborare care se formeaza intre consultant si beneficiar, bazata pe incredere si pe capacitatea consultantului de a intelege si a raspunde la nevoile si politicile beneficiarului. Consultantul trebuie sa stie cum sa genereze atitudinea de colaborare din partea beneficiarului inca de la inceputul relatiei si sa o intretina pe tot parcursul procesului de consultanta.

Relatia consultant – beneficiar este un proces complex in cadrul caruia beneficiarul intelege si invata de la consultant pasii pe care trebuie sa-i urmeze pentru a demara si a face eficient un proiect nou sau pentru a face sa functioneze mai bine un proiect / departament / serviciu deja existent. Acest proces se produce cu sprijin din partea consultantului, insa este un proces intern al organizatiei beneficiare prin intermediul factorilor de management / de executie / de servicii proprii.

Christian Orendi
Project Consultant

Categorie: Articole consultanti